Redactamos esta circular que afecta los operadores de la Cadena Alimentaria en sus relaciones comerciales amparadas por la Ley 12/2013 de Medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria, desde la producción a la distribución de alimentos. La adaptación al Código de Buenas Prácticas en la Contratación Alimentaria conlleva unos beneficios, con una clara repercusión positiva en la parte comercial, con relación a los contratos y resolución de incidencias en las relaciones mercantiles con proveedores y clientes del sector alimentario.
A) ¿CUÁL ES EL VALOR AÑADIDO PARA LAS EMPRESAS ALIMENTARIAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS?
- BENEFICIO EN LA REPUTACIÓN DE LA EMPRESA ALIMENTARIA (VALOR REPUTACIONAL). Publicación en el BOE: fácil comprobación de la adhesión al Código. Además, la Administración Pública permitirá utilizar la marca oficial, con la mención de «Acogido al Código de Buenas Prácticas Mercantiles en la Contratación Alimentaria (CBPCA)».
- VENTAJAS EN LA CONCESIÓN DE AYUDAS Y SUBVENCIONES. La adaptación a la normativa de la Contratación Alimentaria e inscripción en el Registro se tiene en cuenta para la concesión de subvenciones y ayudas a las Empresas Alimentarias que se promuevan por el Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación.
- MINORACIÓN DEL RIESGO DE SANCIONES POR LA AGENCIA DE INFORMACIÓN Y CONTROL ALIMENTARIOS.
- Leves: Hasta 3.000 €.
- Graves: entre 3.001 y 100.000 €.
- Muy Graves: entre 100.001 y 1.000.000 €.
La legislación afecta a todas las empresas desde la producción a la distribución de productos agrícolas o alimentarios en sus relaciones comerciales de entrega de productos, en los procesos de envasado, transformación o acopio para su posterior comercialización y, en todo caso, las compras de animales vivos, los piensos y todas las materias primas e ingredientes utilizados para alimentación animal.
B) ¿CÓMO COMPROBAR QUE LAS RELACIONES COMERCIALES DE SUS CLIENTES SON ACORDES AL CÓDIGO?
Habría que solicitar y revisar los siguientes datos:
1) LOS CONTRATOS ALIMENTARIOS: Los contratos de compraventa del producto sean con destino a su transformación o a su comercialización en fresco, o ambos, distribución, promoción, envasado y almacenaje para su comercialización, etcétera….
2) TAMAÑO DE LA EMPRESA: se ha de comprobar el tamaño de la empresa, pues:
- Si tiene un tamaño inferior a una PYME, se tendrá que formar, al menos, al encargado del departamento de comercial.
- Si la empresa tiene un tamaño superior a una PYME, deberá diseñarse y publicarse un procedimiento interno de resolución de conflictos.
3) GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROCESOS NEGOCIADORES: Los controles de la Agencia de de Información y Control Alimentarios (AICA) son esencialmente documentales, pues, la Ley exige un rastro documental y unos tiempos de los procesos de negociación, desde principio a fin.
4) GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA EJECUCIÓN Y FINALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS ALIMENTARIOS: comunicaciones vinculadas a pedidos, discrepancias, modificaciones, petición de ampliación de plazos, etc., que se produzcan tras la firma del contrato, así como, los preavisos de finalización, prórroga, etc.
Ligado con los puntos 3 y 4, se deberá pedir cada “expediente de negociación”, sea en formato digital o escaneado del típico “AZ”, si existe dicha labor de archivística, pues existe una obligación de conservación de cuatro años, de toda la correspondencia, documentación y justificantes, en soporte electrónico o en papel, relacionados con los contratos alimentarios que celebren en el marco de lo dispuesto en la ley.
Cómo puede comprobarse no solo es una labor de revisión de contratos sino de diseño de protocolos de una política de comercialización y la constancia documental de dicha política durante el periodo de conservación. Quedamos a su disposición para ayudarles en lo que necesiten al respecto.
Quedamos a su disposición para ayudarles en lo que necesiten al respecto.